FORUM:organizacja EVENTÓW - konferencji, szkoleń, imprez biznesowych i rozrywkowych
 
powrót do strony www.konferencje.com
 FAQFAQ   SzukajSzukaj   GrupyGrupy   RejestracjaRejestracja   ProfilProfil   Zaloguj się, by sprawdzić wiadomościZaloguj się, by sprawdzić wiadomości   ZalogujZaloguj 
Jak zorganizować udany event?
Idź do strony 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9  Następny
 
Napisz nowy temat   Odpowiedz do tematu    Forum FORUM konferencje.com Strona Główna -> impreza dobrze zorganizowana
Zobacz poprzedni temat :: Zobacz następny temat  
Autor Wiadomość
event21



Dołączył: 06 Paź 2006
Posty: 6

PostWysłany: Sob Paź 07, 2006 3:31 pm    Temat postu: Jak zorganizować udany event? Odpowiedz z cytatem

Jak zorganizować event?

Organizacja imprez jest kolejnym narzędziem kształtowania wizerunku firmy. Jednym z zasadniczych założeń eventu jest przyciągnięcie uwagi grup docelowych. Imprezy mogą być zakrojone na różną skalę, w zależności od potrzeb i możliwości firmy. Dobrze zorganizowany event w oryginalny i niekonwencjonalny sposób prezentuje firmę i jej produkty, umożliwia bezpośrednią prezentację, a przede wszystkim służy integracji i zacieśnieniu więzi z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Z uwagi na cel przewodni – czyli wywołanie rozgłosu wokół firmy, powinno być to wydarzenie nietypowe. Chociażby dlatego, że niektórzy nasi goście - dziennikarze, czy osoby publiczne otrzymują na co dzień wiele takich zaproszeń i musimy ich przekonać, że z nami nie zmarnują czasu. A ciekawie zrealizowane przedsięwzięcie na długo pozostaje w pamięci uczestników.

Kilka pojęć związanych z eventem:

• business events, wydarzenia biznesowe - służą poprawie komunikacji w ramach struktur wewnętrznych – z pracownikami, dostawcami, dealerami i innymi partnerami handlowymi. W zakres wydarzeń biznesowych wchodzą różnorodne konferencje, targi, uroczystości zorganizowane z okazji świąt, kongresy etc.

• incentive events – wydarzenia motywacyjne. To imprezy służące podniesieniu motywacji pracowników wewnętrznych i innych osób współpracujących z firmą. W ramach incentive events organizuje się różnorodne wycieczki, zagraniczne szkolenia, zwiedzanie przedsiębiorstw z branży, są to również nagrody i wyróżnienia.

• institutional events – wydarzenia społeczne organizowane przez władze publiczne i skierowane do obywateli, organizacji, wyborców. Są to różnorodne obchody, jubileusze, sympozja naukowe.

• special events – wydarzenia specjalne (imprezy okolicznościowe). To „niecodzienne” imprezy rozrywkowe, służące głównie komunikacji z klientami. W ramach special events organizowane są m.in. happeningi, imprezy promocyjne, sportowe, koncerty.

Przygotowanie eventu wymaga realizacji szeregu zadań i dopracowania wielu szczegółów organizacyjnych. Organizując event, nie możemy zapomnieć o wykonaniu następujących czynności:

1. Opracowanie koncepcji przedsięwzięcia

Bardzo ważnym elementem jest określenie celu i rozpoznanie potrzeb (co chcemy osiągnąć?, do kogo chcemy trafić?), a następnie ocena możliwości realizacji tych celów. Należy przygotować scenariusz, uwzględniający takie kwestie jak:

- zorganizowanie miejsca. Powinniśmy przeprowadzić wizję lokalną miejsca, w którym ma się odbyć impreza, aby sprawdzić, czy to co zaplanowaliśmy, jest możliwe do zrealizowania. Miejsce musi być dobrze usytuowane, tak, aby zapewnić dogodny dostęp gościom. Przestrzeń ma być dostosowana do liczby uczestników tak, aby czuli się swobodnie,
- część merytoryczna, program artystyczny,
- oprawa plastyczna, muzyczna i świetlna,
- nagłośnienie,
- odpowiedni personel,
- zaplecze techniczne i logistyczne (zaproszenia, ewentualny transport, noclegi, wyżywienie, zorganizowanie potrzebnego sprzętu, uprzątnięcie terenu po zakończeniu imprezy), - materiały reklamowe (jeśli przewidujemy logo, transparenty, tablice informacyjne i inne tego typu materiały, należy zadbać, aby były one dobrze wyeksponowane),
- zapewnienie bezpieczeństwa (straż miejska, policja, straż pożarna, służby drogowe, służby medyczne).

2. Ustalenie budżetu
Ocena możliwości finansowych firmy i sporządzenie kosztorysu.

3. Szczegółowy raport z realizacji eventu i całościowe zestawienie rezultatów(również na podstawie monitoringu mediów)

Dla zyskania rozgłosu, imprezy takie organizuje się często pod patronatem lokalnych bądź ogólnopolskich mediów. Planując przygotowanie imprezy warto zadbać również o pozyskanie VIPów i sponsorów. Tych pierwszych – dla uatrakcyjnienia imprezy i wzbudzenia większego zainteresowania mediów. Sponsorzy natomiast mogą w znacznym stopniu odciążyć nasz budżet. Trzeba jednak pamiętać, aby dobierać sponsorów nie przypadkowo, ale powinny być to firmy/organizacje/instytucje w jakiś sposób nawiązujące do charakteru imprezy. I jeszcze jedna, bardzo istotna kwestia. Należy przygotować się na różne, często nieprzewidziane sytuacje. Trzeba wiedzieć co zrobić, jeśli zacznie padać deszcz, któryś z gości nie przyjedzie lub nastąpi awaria techniczna.

Krótko o niektórych rodzajach eventów

1. Drzwi otwarte. Celem tego typu wydarzeń jest pokazanie firmy „od wewnątrz” i zainteresowanie gości jej działalnością. Dla uatrakcyjnienie można łączyć takie spotkania np. z wystawą, poczęstunkiem, konkursami itp.

2. Imprezy plenerowe. Są to eventy organizowane głównie dla mieszkańców miasta, powiatu etc. Towarzyszą im często koncerty, pikniki, loterie, konkursy. Atrakcją może być osoba prowadząca, albo też znany zespół.

3. Imprezy pracownicze Głównym celem organizacji imprez pracowniczych jest usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Pełnią one funkcję integracyjną oraz motywacyjną. Organizowane są zazwyczaj z okazji jubileuszu firmy, świąt bądź innego ważnego wydarzenia. Charakter imprezy musi współgrać z kulturą organizacyjną firmy. Również lokal, w którym ma się odbyć spotkanie powinien odpowiadać wnętrzem wizerunkowi firmy. Najczęściej imprezy takie składają się z części szkoleniowej i rozrywkowej.

4. Konferencje i seminaria Tego typu eventy spełniają zwykle funkcje naukowo-poznawcze, ale również promocyjne (poprzez sam fakt uczestniczenia w takiej konferencji, lub zorganizowanie stoiska informacyjnego). Przygotowanie konferencji naukowej opiera się na kilku uniwersalnych zasadach. Należy opracować merytoryczną część, czyli wybrać temat, dobrać prelegentów, i przygotować materiały. Kolejnym ważnym punktem są kwestie techniczno-logistyczne (sala, zaproszenia, pakiety konferencyjne, sprzęt, catering, recepcja, ewentualny nocleg i transport) oraz promocja imprezy (prasa, potencjalni odbiorcy, mailing, reklama, ogłoszenia w prasie). Niezwykle przydatny jest dokładny harmonogram uwzględniający zarówno etap przygotowawczy, jak i realizacyjny. W ramach konferencji często organizuje się konferencję prasową. Stałą częścią większych, zwykle kilkudniowych konferencji, są imprezy towarzyszące np. koncerty, grill party, pokazy mody, sztucznych ogni, walk wschodnich etc. Elementem uatrakcyjniającym konferencje wyjazdowe są gry plenerowe, często połączone z podsumowaniem, wręczeniem nagród i wyróżnień itp. Dobrze jest uruchomić specjalną witrynę internetową na temat konferencji, która będzie zawierała wszelkie informacje, będzie umożliwiała zwrócenie się z zapytaniem oraz wysłanie formularza zgłoszeniowego. Po zakończeniu konferencji, można umieścić tam relację i fotoreportaż z uroczystości. Dla zbadania oddźwięku i opinii na temat konferencji można rozdać uczestnikom ankiety, które pozwolą wyciągnąć wnioski na przyszłość.

5. Targi, wystawy Uczestnictwo w targach wpływa na prestiż przedsiębiorstwa. Oprócz celów promocyjnych, mają też za zadanie podtrzymywać kontakty z kontrahentami, klientami i innymi partnerami handlowymi. Po ustaleniu kwestii merytorycznych (dobór imprezy, zaplanowanie terminu) trzeba zaprojektować stoisko. Ma ono oddawać charakter firmy, gdyż będzie jej wizytówką. Bardzo ważne jest aby osoby reprezentujące firmę i obsługujące stoisko były kompetentne i komunikatywne.

Inne formy eventów:

- bale karnawałowe,
- pokazy nowych produktów,
- tzw. road shows – imprezy objazdowe od miasta do miasta połączone z konkursami, koncertami etc.
- happeningi, - pikniki rodzinne/firmowe
- otwarcie nowych obiektów – (np. z udziałem specjalnych gości).
- tzw. konkurencje team buildingowe służące budowaniu silnych relacji, poczucia jedności z firmą i zespołem (paintball, gokarty, często elementy sportów ekstremalnych – loty balonem, bungy, paralotnie, quady, survival).

Czasem może się okazać, że organizacja eventu wykracza poza kompetencje jednego działu, wówczas można zatrudnić specjalną firmę, zajmującą się profesjonalnie organizacją imprez (wyszukaj w katalogu: firmy organizujące imprezy).

Na podstawie: Barbara Rozwadowska (2002):Public relations.Teoria, praktyka, perspektywy, Studio Emka, Warszawa 2002 zródło:proto.pl
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
organizator558



Dołączył: 24 Lut 2015
Posty: 2

PostWysłany: Wto Lut 24, 2015 3:19 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

witam
ja zorganizowałem event bardzo szybko a to za sprawą tej strony eventplatforma.pl Znalazłem na niej dosłownie wszystko co potrzebne w tym temacie mają ogromny zbiór nie tylko firm:)
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
ganal



Dołączył: 25 Wrz 2013
Posty: 160

PostWysłany: Sro Mar 04, 2015 1:28 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Za wszystko odpowiadał Rest. Naszą rolą byli tylko goście. Spotkanie było organizowane w Morach, pod Warszawą. Sala duża, osób grubo ponad setka. Wspomnienia bardzo pozytywne, wszystko na prawdę na poziomie dopracowane.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
tatanka



Dołączył: 02 Mar 2015
Posty: 207

PostWysłany: Czw Mar 12, 2015 3:50 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Tego typu zajęcia jak organizacja imprez integracyjnych JoyEvent
to zadanie dla dobrze wyspecjalizowanych doświadczonych firm.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
elab



Dołączył: 13 Mar 2015
Posty: 1

PostWysłany: Pią Mar 13, 2015 4:13 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Takie zadanie to trzeba fachowcom zostawiać. Nie ma co się samemu zamęczać. Myślę, że tak jest najlepiej.
_________________
Fajna i skuteczna nauka czytania!
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość Odwiedź stronę autora
aniaa80



Dołączył: 24 Mar 2015
Posty: 1

PostWysłany: Wto Mar 24, 2015 1:00 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Wydaje mi się, że podstawą jest dobra muzyka prawda? u Nas na ostatniej firmowej imprezie grał http://djsax.pl/ i faktycznie wszyscy się dobrze bawili...
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
ibiza23



Dołączył: 04 Lip 2014
Posty: 739

PostWysłany: Czw Maj 07, 2015 9:25 am    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Sprawnie organizuje imprezy firmowe argentum-event.pl. Zaplanują wszystko od początku do końca, uczestnicy nie muszą się o nic martwić. I, co ważne, obsługują wyjazdy integracyjne na całą Polskę, a nie tylko na jedno miasto.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Lucy00



Dołączył: 23 Maj 2014
Posty: 50

PostWysłany: Nie Maj 10, 2015 11:39 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Chyba wkrótce te udane eventy i imprezy integracyjne przejdą do przeszłości.
Zgodnie ze zmianami podatkowymi, każdy uczestnik będzie musiał
rozliczyć przychód z uczestnictwa w takiej imprezie.
Więcej o tym przeczytajcie sobie na http://www.kancelaria-szip.pl/strefa-wiedzy/78,impreza-integracyjno-e2-80-93-okolicznosciowa-skutki-w-podatku-dochodowym-od-osob-fizycznych.html
No cóż... nasz fiskus lubi umilać życie
Very Happy
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
konfig



Dołączył: 25 Sty 2015
Posty: 325

PostWysłany: Wto Maj 12, 2015 9:37 am    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

to brzmi skrajnie niepraktycznie:)
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
dremirca05



Dołączył: 21 Maj 2015
Posty: 1

PostWysłany: Czw Maj 21, 2015 9:27 am    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Przede wszystkim na dobrej imprezie musi być dobry catering poznań. Bez dobrego jedzenia żadna impreza nie będzie dobra.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość Odwiedź stronę autora
Kajtek89



Dołączył: 20 Wrz 2014
Posty: 457

PostWysłany: Sro Cze 03, 2015 9:08 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Nie tylko catering się liczy, bo musi być dobra organizacja w całości. Od samego wystroju zaczynając, kończąc na osobach prowadzących. Takie temat ogarniają ludzie z firmy reklamy-faster.pl to sobie zobacz co oferują i może się dogadacie akurat.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
tritimi



Dołączył: 06 Mar 2015
Posty: 8

PostWysłany: Czw Cze 04, 2015 1:53 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Zareklamować można też w tradycyjny sposób z usługami od http://www.kursus.pl. Target osiągnięty daje dużą satysfakcję z eventu Smile
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
doradca



Dołączył: 05 Cze 2015
Posty: 6
Skąd: konin

PostWysłany: Pią Cze 05, 2015 9:23 am    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Jakie jeszcze wskazówki odnośnie organizacji wydarzeń tu otrzymam?
_________________
fitness inspiracje motywacja do działania !
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość Odwiedź stronę autora
porannik



Dołączył: 12 Cze 2015
Posty: 5

PostWysłany: Pią Cze 12, 2015 1:45 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Mnie najbardziej razi jak organizatorzy nie mają jesnego konceptu na event, trochę tego trochę tamtego, pomieszane w niejasnych blokach tematycznych. Nic tylko człowiek ma ochotę uciekać z takiego wydarzenia.
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość Odwiedź stronę autora
kocyk



Dołączył: 01 Cze 2015
Posty: 20

PostWysłany: Pią Cze 12, 2015 6:00 pm    Temat postu: Odpowiedz z cytatem

Trzeba mieć ustalony plan.
_________________
http://lubiedewocje.net.pl/
Powrót do góry
Zobacz profil autora Wyślij prywatną wiadomość
Wyświetl posty z ostatnich:   
Napisz nowy temat   Odpowiedz do tematu    Forum FORUM konferencje.com Strona Główna -> impreza dobrze zorganizowana Wszystkie czasy w strefie CET (Europa)
Idź do strony 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9  Następny
Strona 1 z 9

 
Skocz do:  
Nie możesz pisać nowych tematów
Nie możesz odpowiadać w tematach
Nie możesz zmieniać swoich postów
Nie możesz usuwać swoich postów
Nie możesz głosować w ankietach


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group